Aunque las estadísticas no se ponen de acuerdo en decir si cada vez nos casamos más o cada vez nos casamos menos, desde hace algún tiempo se ha popularizado la figura del “wedding planner”, o planificador/a de bodas. Se trata de un perfil profesional especializado en la planificación y gestión de eventos muy importantes, ya sea porque son grandes, o porque son únicos para quien los protagonizan. En este caso, las bodas lo son para los contrayentes.
Teresa Villodre y su socia Carolina acumulaban muchas horas de vuelo en la organización de actos públicos. Decidieron poner su experiencia y método de trabajo al servicio de los momentos más especiales en la vida de sus clientes. De ahí nació su proyecto. Hoy nos lo cuenta.
“Lo que nos hace diferentes es que hemos sido capaces de llevar un proceso muy profesionalizado desde el ámbito de las multinacionales hasta los clientes particulares”
“Siempre intentamos promover el trabajo en equipo con el cliente. Lo que queremos es que lo que nosotras hacemos sea “su” evento, o “su” fiesta. Así que no podemos trabajar sin él”
“Antes de que existieran los ‘wedding planners’ todo era muy ‘paquetizado’, no había mucha posibilidad de escoger. Hoy todos buscamos algo único y especial”
“Hay clientes que vienen con mucho tiempo de antelación, incluso a dos años vista, y otros que nos piden ayuda con tan solo dos meses de margen”
“No concebimos la organización de un evento sin estar presentes, apoyándolo, coordinando a los proveedores o dando respuesta a cualquier necesidad que pueda surgir”
Usted dejó de ser una asalariada y pasó a tomar las decisiones por usted misma… ¿Cuándo y cómo sucedió eso?
Ahora hace un poco más de tres años. Aunque el cambio fue gradual. Mi socia (Carolina) y yo estudiamos juntas Publicidad y Relaciones Públicas y luego fuimos coincidiendo en diversas empresas de organización de eventos. Siempre habíamos disfrutado mucho de los encargos que eran más personalizados y a medida: cosas como fiestas para amigos o para familias…. En ellos se suele trabajar de una forma algo distinta a la de los grandes eventos, por lo menos en lo referente al trato con los clientes y proveedores. Empezamos a recibir cada vez más peticiones…
Como por ejemplo bodas…
Así es. Bodas de personas (incluso amigos nuestros) que vivían fuera y que necesitaban ayuda en la organización del gran día. Después los unos hablaban con los otros, vino el boca a oreja y así llegaron nuevos encargos… Y al final dejó de ser un hobby. Y también coincidió en un momento en que ambas estábamos replanteándonos el futuro laboral en la agencia para la que trabajábamos. Así que entre decirle que no a gente que nos pedía ayuda o hacerlo profesionalmente, optamos por esta última.
La de organizador de bodas es una figura relativamente nueva. Pero tampoco tanto. ¿Qué aportan ustedes que no aporten sus competidores?
Hoy por hoy estamos centrados en la organización de eventos para particulares. Lo que nos hace diferentes es que hemos sido capaces de llevar un proceso muy profesionalizado desde el ámbito de las multinacionales hasta los clientes particulares.
Muchas veces, cuando se trata de dar servicio a particulares, la profesionalidad, los procesos seguidos, etcétera, tienden a relajarse un poco. Es habitual que se trabaje con ellos de una forma más “casera”, si se quiere. Como provenimos del sector de los eventos y contamos con una experiencia y formación al más alto nivel, creímos desde el principio que podríamos aportar ese plus de seriedad a cada uno de nuestros proyectos.
Eso está bien…
Y por otro lado, a eso le añadimos un trato y atención muchísimo más personalizada y detallada para poder satisfacer todas las necesidades que nos presentan los clientes. Se trata de ofrecer un servicio distinto a cada uno de ellos. Es algo complicado, aunque también muy bonito. Y creemos que no hay muchos que lo hagan como nosotros.
Por su nombre, parece que las bodas son su principal actividad. ¿Se plantean trabajar en otros eventos también?
Nuestra orientación inicial era esa: queríamos trabajar en todo tipo de eventos. Y no creíamos que nos íbamos a encontrar con tantísima demanda de servicios de bodas. Al final ese tipo de encargos es el que nos genera el mayor volumen de trabajo.
Una pregunta morbosa: ¿qué porcentaje de lo que acaba sucediendo en una boda ha sido decidido por el cliente y qué porcentaje ha sido decidido por ustedes?
Yo diría que el cincuenta y el cincuenta de cada. Siempre intentamos promover el trabajo en equipo con el cliente. Lo que queremos es que lo que nosotras hacemos sea “su” evento, o “su” fiesta. Así que no podemos trabajar sin él. Le quitamos mucho trabajo de encima (gestionamos todo, negociamos con los proveedores…) pero que nunca tomamos ninguna decisión sin el cliente.
Siempre decimos que si viene una empresa y nos pide un evento para tal día y además nos dice que seamos nosotras quienes lo montemos todo, le responderemos que no. Pero sólo porque antes necesitamos conocerles un poco mejor y saber qué imaginan, qué quieren y qué esperan para que lo que hagamos sea, en verdad, “su” día.
El viejo estereotipo decía que en el caso de las bodas, ella era la que siempre decidía. ¿Esto ha cambiado?
¡Le sorprendería saber la de novios implicados que encontramos! Quizás no son la mayoría, pero desde luego las generaciones y el mercado van cambiando. Por eso ha cobrado tanto sentido la figura del “wedding planner”: antes de su llegada todo era muy ‘paquetizado’, no había mucha posibilidad de escoger. Hoy en cambio todos buscamos algo único y especial, que implica muchísimo más trabajo para todos. Así que ambos miembros de la pareja tienen cosas que decir: la novia sigue igual de ilusionada, pero cada día hay más novios que quieren aportar cosas a ese día, aunque sea en lo referente a la música o a la comida.
Cuando alguien me dice que se va a casar dentro de dos años, no sé si es por culpa de que no encuentra oficiante, o salón de banquetes, o por lo que sea… ¿Ustedes no serán una ‘aceleradora’ de las bodas, por casualidad?
Nos ocurre de todo. Hay clientes que vienen con mucho tiempo de antelación, incluso a dos años vista, y otros que nos lo han pedido con tan solo dos meses de margen. Por nuestra parte, no hay problema en acelerar, pero siempre les preguntamos si para ellos lo hay: hay algunos procesos, como la confirmación de la lista de invitados, el vestido, los expedientes matrimoniales, los registros civiles, etc. en los que nosotras no entramos. Y esos procesos suelen llevar tiempo. Así que si a los novios se les retrasan, la boda se retrasa también.
Dicho lo cual, si un cliente le pide una boda para dentro de dos años, también debe ser un buen reto para ustedes mantener la atención todo ese tiempo…
También lo es, sí. Al fin y al cabo, si estamos trabajando para muchos clientes del año en curso, mantener la relación con un cliente de dentro de dos es un poco complicado.
¿Es que se los clientes se lo repiensan y dejan de casarse?
Bueno, eso solo nos ha pasado en una única ocasión… Pero parece ser que sólo fue un aplazamiento, porque por lo visto la pareja va a volver a venir…
Algunas estadísticas recientes dicen que se ha estancado el número de matrimonios, y que lo que está de moda en cambio es que las parejas se vayan a vivir juntas… Toda esa gente no son clientes suyos, pero tendrán que celebrar algo algún día, ¿no?
Parece que sí. Aunque no nos hemos encontrado todavía con ese tipo de casos. Hay todo tipo de celebraciones, entre ellas las bodas más tradicionales, los aniversarios de boda, los aniversarios importantes y algún que otro bautizo. Intentamos mantener el vínculo con nuestros clientes para que en el futuro, los que han empleado nuestros servicios para casarse vuelvan a venir a celebrar algo más.
Cuéntenos, ¿cómo mantienen ese vínculo?
Pues mire, a cada pareja que se casa, al cabo de un año le enviamos una postal con una foto de su boda, para celebrar su aniversario, por ejemplo. O si nos enteramos de que están esperando un bebé, también les felicitamos.
De media pasamos un año trabajando conjuntamente con nuestros clientes en su gran día. Se crean lazos importantes y nos gusta alimentarlos.
Imaginamos que ustedes deben estudiar las cosas que suceden en su sector, pero en otros países. ¿En qué dirección anda el nuestro?
¿Hacemos lo mismo aquí que en Estados Unidos, por ejemplo?
Pues efectivamente, en nuestro campo hay temas de tipo estético y estilístico en los que queremos estar muy al día, de manera que no dejamos de estudiar lo que sucede en otros países. Especialmente, vemos que Estados Unidos, Inglaterra y Australia van muy por delante nuestro, aunque la verdad es que cada vez nos acercamos más a ellos.
Eso está bien. ¿Y hay alguna tendencia destacable?
Algo que está muy de moda desde hace algún tiempo son las bodas que se realizan en destinos distintos al país donde uno vive. A eso lo llamamos las “destination weddings”. Y como este es un país muy agradable, cada vez hay más gente de fuera viene aquí a casarse, así que tenemos un número creciente de clientes de fuera a los que atendemos.
Y en esos casos, ¿cómo funciona el servicio?
Bueno, en líneas generales nosotras hacemos de “ellos” aquí: así que controlamos todas las cosas en su nombre. En vez de hacer que ellos vengan aquí regularmente a ver cada cosa, somos nosotras las que vamos informándoles de todo o, incluso, yendo a verles. Cuando organizas una boda a distancia tiene mucho sentido buscar la ayuda de alguien como nosotros.
Tenemos a clientes extranjeros de todas las religiones casándose aquí: hindúes, musulmanes, e incluso a una novia de Hong-Kong para dentro de un par de años. Ya ve: así también fomentamos que vengan cosas de fuera.
Ya veo, ya.
Pero eso no es todo. Lo que también pasa es que hay mucha gente joven de aquí viviendo fuera de España. Se aparejan con gente de fuera y cuando deciden casarse, muchas veces deciden hacerlo aquí. De manera que también tenemos a un volumen de clientes de esas características.
Es decir, que ustedes deben de “gastar” muchísimo servicio de “Skype” para hablar con sus clientes…
Muchas veces nos conocemos con nuestros clientes así, es cierto.
Oiga, ¿y qué es más complicado: encontrar un permiso para casarse en la playa o uno para casarse en una iglesia?
Es más complicada la playa (se ríe), aunque hay cada vez más peticiones… Los permisos para lugares especiales son siempre más difíciles, y a veces no se consiguen. Y, en cambio, en la iglesia tenemos la percepción de que es más sencillo, aunque se diga que también es difícil.
¿Ustedes tienen proveedores de cabecera, o aceptan los que los clientes puedan indicarles?
Nos gusta conocer y ampliar nuestra base de contactos. El mundo es cambiante y continuamente aparece gente nueva, joven y muy profesional. Así que estamos siempre pendientes de qué empresas surgen y de cómo trabajan. No queremos cerrarnos a un grupo pequeño de proveedores, porque eso dificultaría que el resultado final de nuestro trabajo sea tan distintivo como queremos. Así que siempre estamos explorando lugares y opciones nuevas.
Pero a la vez, también es cierto que si encontramos a proveedores de confianza, nos gusta poder hacer más cosas con ellos y recomendarles a los clientes. Intentamos el equilibrio entre los conocidos y los nuevos.
Empezaron dos socias. ¿Siguen siendo dos en la empresa?
Ahora somos cuatro. No parece un gran crecimiento, pero eso es también porque contamos con muchos servicios externos, en régimen de outsourcing. Lo que hacemos internamente es todo aquello que tenga que ver con el estilismo. Debemos asegurarnos de que todo lo que hacemos sea consistente y tenga el mismo look. Por eso hemos integrado en nuestro equipo a especialistas en producción, diseño gráfico, floristería, etc.
La última: ¿de verdad me va a decir que tiene que asistir a todas las bodas que celebran sus clientes?
Todos nuestros clientes nos lo preguntan en algún momento: “¿vais a estar con nosotros ese día?”. Y sí. Siempre estamos un mínimo de dos personas de nuestro equipo, porque creemos que esa es una parte súper-importante del servicio.
No concebimos la organización de un evento sin estar presentes, apoyándolo, coordinando a los proveedores o dando respuesta a cualquier necesidad que pueda surgir. Al fin y al cabo, de lo que se trata es de hacer que los clientes estén tranquilos ese día y que se puedan relajar. Aunque también le digo: podríamos escribir un libro de anécdotas de todo lo que hemos visto pasar en este tiempo.
